Ochrana osobních údajů

Ochrana osobních
údajů
 

ZÁSADY ZPRACOVÁNÍ A OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ
(dále také jako „Zásady“)

Tyto Zásady zpracování osobních údajů jsou splněním informační povinnosti ve vztahu k dotčeným osobám ve smyslu článku 13 nařízení Evropského parlamentu a Rady 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů, kterým se zrušuje směrnice 95/46/ES (všeobecné nařízení o ochraně údajů) (dále jako „GDPR“).

V tomto dokumentu Vám poskytujeme podrobné informace o zpracování osobních údajů dotčené osoby v podmínkách naší společnosti jako poskytovatele architektonických, projekčních či souvisejících služeb v postavení správce a zpracovatele údajů.

Totožnost a kontaktní údaje správce (zpracovatele) osobních údajů:
ATELIER KUNC architects, s.r.o. 
IČO: 24181927, DIČ: CZ 24181927
se sídlem: K Zatáčce 2156/4, Praha 4 Modřany, PSČ: 143 00 
Adresa pro doručování: Nad Spádem 650/12, Praha 4 – Podolí, 1847 00
zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, sp. zn. C 186309
Zastoupena: MgA Michalem Kuncem, jednatelem
(dále jako „Poskytovatel“)

Kontakty pro uplatnění Vašich práv: gdpr@atelierkunc.com
Dotčenými osobami jsou subjekty údajů, tj. zejména fyzické osoby, které mají zájem uzavřít  a/nebo uzavřely s Poskytovatelem smlouvu o dílo, smlouvu o spolupráci či poskytnutí služeb (dále jen „Smlouva“) a za tímto účelem vstoupily do jednání s Poskytovatelem (dále také jako „dotčená osoba, subjekt údajů nebo klient“).

Při nakládání s osobními údaji postupujeme v souladu s právním řádem České republiky a přímo použitelnými předpisy Evropské unie, zejména se zákonem č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „ZOOU“) a zákonem č. 480/2004 Sb., a některých službách informační společnosti a o změně některých zákonů ve znění pozdějších předpisů.

I. Osobní údaje

Osobními údaji se rozumí veškeré informace, které identifikují nebo mohou identifikovat konkrétní fyzickou osobu. Pro účely uvedené níže v tomto dokumentu zpracováváme následující kategorie osobních údajů:

a)    Smluvní vztahy – klienti (potenciální klienti) právnické osoby 
adresní a identifikační osobní údaje zástupce či kontaktní osoby právnické osoby – titul, jméno, příjmení, kontaktní telefon, email, pracovní zařazení kontaktní osoby,

b)    Smluvní vztahy – klienti (potenciální) fyzické osoby podnikající 
adresní a identifikační osobní údaje – titul, jméno, příjmení, adresa sídla, doručovací adresa, IČ, DIČ datum narození (rodné číslo), kontaktní telefon, email, číslo bankovního účtu,

c)    Smluvní vztahy – klienti (potenciální klienti) fyzické osoby nepodnikající 
adresní a identifikační osobní údaje – titul, jméno, příjmení, adresa pobytu, doručovací adresa, datum narození, rodné číslo, číslo bankovního účtu, kontaktní telefon, email,

d)    Smluvní vztahy – fyzické či právnické osoby podnikající jako dodavatelé služeb/činností (subdodavatelé)
adresní a identifikační osobní údaje – titul, jméno, příjmení, jméno a příjmení kontaktní osoby, adresa pobytu, adresa sídla, doručovací adresa, IČ, DIČ (rodné číslo), kontaktní telefon, email, číslo bankovního účtu,

e)    Smluvní vztahy obecně
popisné údaje: popis plnění (předmětu Smlouvy), popis nemovité věci klienta včetně fotografie, údaje z komunikace mezi Poskytovatelem a subjektem údajů související s poskytováním služeb Poskytovatelem či Poskytovateli.

II. Účel zpracování osobních údajů a právní základ zpracování osobních údajů

1.  Osobní údaje nám subjekt údajů poskytuje zejména při doručení objednávky služeb, v papírové či elektronické podobě a při jednáních za účelem uzavření Smlouvy s Poskytovatelem. Pokud tak stanoví právní předpisy, můžeme také doplnit osobní údaje z veřejně dostupných rejstříků, seznamů, evidencí nebo od třetích osob.

2.  Poskytovatel zpracovává osobní údaje dotčené osoby pro účely:

a)    Komunikace směrující k uzavření Smlouvy (včetně objednávky), předsmluvních vztahů, uzavření budoucí smlouvy nebo Smlouvy, plnění povinností smluvních stran vyplývajících ze Smlouvy, včetně vystavení daňového dokladu, identifikace subjektu údajů pro tyto účely. Právním základem je plnění Smlouvy či předsmluvních povinností.

b)    Plnění zákonné povinnosti stanovené všeobecně závazným právním předpisem na základe čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR (např. povinnost uchovávat účetní a daňové doklady apod.). Právním základem je plnění právních povinností, které Poskytovateli ukládají právní předpisy jako zákon o účetnictví, daňové zákony a jiné).

c)    Doložení, uplatňování nebo obhajování právních nároků na základe čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR. Právním základem je náš oprávněný zájem spočívající v právu vymáhat pohledávky, náhradu škody a jiné nároky, které za trvaní našeho smluvního vztahu mohly nebo můžou vzniknout.

d)    Zasílání informací, obchodních sdělení, materiálů či nabídek tykajících se naších služeb klientům. Právním základem je náš oprávnění zájem na řádném plnění povinností a dále poskytovat a nabízet Vám obdobné produkty či služby, jaké Vám již byly poskytnuty na základe našeho společného smluvního vztahu.

e)    Zasílání obchodních sdělní týkajících se služeb Poskytovatele třetím osobám (potenciálním klientům). Právním základem je předchozí udělení souhlasu se zasíláním obchodních (marketingových) sdělení v souladu se zákonem č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společností.

f)    Prezentace Poskytovatele a jeho činnosti na webových stránkách Poskytovatele, v tištěných či online médiích, sociálních sítích. Právním základem je předchozí udělení souhlasu klientem.

3.  Subjekt údajů poskytuje osobní údaje dobrovolně za účelem uzavření Smlouvy, splnění povinností smluvních stran vyplývajících ze Smlouvy a další komunikace s Poskytovatelem.

III. Seznam zpracovávaných osobních údajů dotčené osoby

1.  Osobní údaje budou zpracovávaný v tomto rozsahu:

a)    pro účely dle čl. I odst. 2 písm. a) těchto Zásad (uzavření Smlouvy, plnění povinností vyplývajících ze Smlouvy, předsmluvní vztahy a jiné): jméno a příjmení, rodné číslo, datum narození, IČ, adresa (trvalého) pobytu, adresa sídla, doručovací adresa, e-mail, telefon;

b)    pro účely dle čl. I odst. 2 písm. b) těchto Zásad (plnění povinnosti stanovených právními předpisy):
jméno a příjmení, rodné číslo, adresa (trvalého) pobytu, adresa sídla, doručovací adresa, datum narození, e-mail, účetní údaje (číslo bankového účtu), či údaje na daňových dokladech (IČ, DIČ);

c)    pro účely dle čl. I odst. 2 písm. c) těchto Zásad (uplatňovaní nároků ze smluvních vztahů): jméno, a příjmení, datum narození, IČ, adresa (trvalého) pobytu, adresa sídla, doručovací adresa, které jsou po ukončení smluvního vztahu potřebné pro vyřízení reklamace vad, vymáhaní pohledávek a jiných smluvních povinností ze Smlouvy;

d)    pro účely dle čl. I. odst. 2 písm. d) a e) těchto Zásad (zasílání informací, materiálů o našich službách): identifikační údaje, tj. jméno a příjmení a kontaktní údaj (e-mail);

e)    pro účely dle čl. I. odst. 2 písm. f) těchto Zásad (prezentace Poskytovatele) předmět Smlouvy (popis plnění), popis či fotografie díla zhotoveného pro klienta.

IV. Doba zpracovávání či uchovávání osobních údajů

1.  Poskytovatel je oprávněný zpracovávat a uchovávat osobní údaje subjektu údajů po dobu platnosti a účinnosti Smlouvy, jako i po ukončení smluvního vztahu, pokud je to nevyhnutné na dosáhnutí účelu zpracování, zejména pro účely fakturace, přijímaní a evidence plateb, vymáhaní a postoupení pohledávek, vyřizování stížností a reklamací vad, jako i na uplatnění si práv nebo plnění povinností stanovených právními předpisy.

2.  Osobní údaje budou zpracovávány jen po dobu, která je nevyhnutná vzhledem k účelu jejich zpracování. S ohledem na výše uvedené:

a)    k účelu dle čl. I odst. 2 písm. a) těchto Zásad budou osobní údaje zpracovávány do zániku závazků z příslušné Smlouvy uzavřené se subjektem údajů. Tým není dotčená možnost Poskytovatele tyto osobní údaje následně dále zpracovávat (v nevyhnutném rozsahu) k účelu dle tohoto článku I. odst. 2 písm. b), c), d) těchto Zásad;

b)    k účelu dle čl. I. odst. 2 písm. b) těchto Zásad budou osobní údaje zpracovávány po dobu trvaní příslušné právní povinnosti Poskytovatele;

c)    k účelu dle čl. I odst. 2 písm. c) těchto Zásad budou osobní údaje zpracovávány do uplynutí 3 leté promlčecí doby, plynoucí ode dne, kdy právo ze Smlouvy mohlo být poprvé uplatněno. V případě započetí a trvaní soudního, správního, exekučního či jiného řízení, ve kterém jsou řešeny práva či povinnosti Poskytovatele ve vztahu k příslušné dotčené osobě, neskončí doba zpracování osobních údajů před skončením takého řízení nebo uplynutím promlčecí doby, ve které možno právo z vykonatelného rozhodnutí uplatnit v exekuci;

d)    k účelu zasílání informací dle čl. I. odst. 2 písm. d) těchto Zásad budou osobní údaje zpracovávány po dobu trvaní podnikatelské činnosti Poskytovatele nejpozději však do odvolání souhlasu se zpracováním těchto údajů klientem.

e)    pro účely zasíláni obchodních sdělení (informací) potenciálním klientům dle čl. I. odst. 2 písm. e) těchto Zásad budou osobní údaje zpracovávány po dobu trvání podnikatelské činnosti Poskytovatele či po dobu trvání webového rozhraní Poskytovatele, přes který byl souhlas udělen, nejpozději však do odvolání souhlasu se zpracováním těchto údajů subjektem údajů.

f)    pro účely prezentace Poskytovatele dle čl. I. odst. 2 písm. f) těchto Zásad budou údaje zpracovávány po dobu trvání podnikatelské činnosti Poskytovatele, nejpozději však do odvolání souhlasu se zpracováním těchto údajů klientem.

3.  Poskytovatel je povinný přes ukončení smluvního vztahu archivovat Smlouvy a faktury po dobu 10 let.

V. Výmaz osobních údajů

1.  Poskytovatel zabezpečí výmaz osobních údajů bez zbytečného odkladu poté, co:

a)    byly ukončeny všechny smluvní vztahy mezi Poskytovatelem a subjektem údajů a všechny závazky subjektu údajů vůči Poskytovateli,

b)    byly vybaveny všechny reklamace klienta,

c)    byly naplněny všechny účely zpracování stanovené právními předpisy nebo účely zpracovaní, na které dal subjekt údajů souhlas (pokud zpracování probíhalo na základě uděleného souhlasu),

d)    uplynula lhůta, na kterou byl souhlas udělený, nebo subjekt údajů svůj souhlas odvolal,

e)    bylo vyhověno žádosti subjektu údajů o výmaz osobních údajů a byl naplněný některý z důvodů odůvodňujících vyhovení této žádosti (údaje, které je Poskytovatel povinen uchovávat i po skončení Smlouvy, není povinen smazat na žádost subjektu údajů), a současně zanikly všechny povinnosti Poskytovatele stanovené všeobecně závaznými právními předpisy, které si vyžadují uchovávání osobních údajů.

2.  Osobní údaje jsou po dosažení účelu k jejich zpracování anonymizovány, likvidovány bez zbytečného odkladu. Likvidace fyzických listin obsahující osobní údaje klientů probíhá prostřednictvím skartace. Osobní údaje uložené elektronicky jsou pak nenávratně vymazány z přístrojů, na kterých byly uloženy (z databází, informačních systémů).

VI. Příjemci a kategorie příjemců osobních údajů

1.  Osobní údaje dotčených osob nejsou zpřístupňovány třetím osobám, okrem případů uvedených v těchto Zásadách, a pokud tuto povinnost ukládá zvláštní právní předpis.

2.  Osobní údaje dotčené osoby jsou poskytované:

a)    soudům, jiným orgánům veřejné správy, státní správy, samosprávy, jiným orgánům státu, pokud je to potřebné pro uplatnění práv Poskytovatele vůči subjektu údajů nebo splnění zákonné povinnosti Poskytovatele, případně splnění povinností vyplývající ze Smlouvy nebo ze zmocnění udělenému Poskytovateli subjektem údajů,

b)    třetím osobám, které budou na základě pověření Poskytovatele konat jménem Poskytovatele při poskytovaní služeb (subdodavatelé Poskytovatele) nebo třetím osobám pro účely výkonu jiné činnosti související s poskytováním služeb (předmětem podnikání) Poskytovatele (např. právní, účetní, daňoví poradci, poskytovatelé informačních a komunikačních systémů, technické infrastruktury, BOZP). K ochraně údajů přijme Poskytovatel vhodná opatření, zejména uzavře s třetími osobami smlouvy o zpracování osobních údajů, pokud je to nutné.

VII. Poučení o právech dotčené osoby

1.  Při zpracování osobních údajů může dotčená osoba (subjekt údajů) uplatnit u Poskytovatele následující práva:

a)    právo na informace o zpracování osobních údajů týkajících se dotčené osoby,

b)    právo na přístup k osobním údajům týkajícím se dotčené osoby dle čl. 15 GDPR,

c)    právo na opravu osobních údajů týkajících se dotčené osoby dle čl. 16 GDPR,

d)    právo na výmaz osobních údajů týkajících se dotčené osoby údajů dle čl. 17 odst. 1 písm. a), a c) až f) GDPR,

e)    právo na omezení zpracováni osobních údajů dle čl. 18 GDPR,

f)    právo namítat proti zpracování osobních údajů týkajících se dotčené osoby dle čl. 21 GDPR,

g)    právo na přenos osobních údajů týkajících se dotčené osoby dle čl. 20 GDPR,

h)    právo odvolat kdykoliv udělený souhlas (tam kde je souhlas nutný ke zpracovávání osobních údajů).

2.  Subjekt údajů má právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů v případě, že se domnívá, že bylo porušené jeho právo na ochranu osobních údajů.

3.  Poskytnutí údajů je dobrovolné, tzn., že subjekt údajů nemá povinnost osobní údaje poskytnout. Poskytnutí osobních údajů je však nutným požadavkem pro uzavření a plnění Smlouvy s Poskytovatelem; bez poskytnutí osobních údajů není možné Smlouvu uzavřít nebo jí ze strany Poskytovatele plnit.

4.  Ze strany Poskytovatele nedochází k automatickému individuálnímu rozhodovaní ve smyslu čl. 22 GDPR.

VIII. Způsob uplatnění práv

1.  Dotčená osoba (subjekt údajů) může uplatnit svoje práva prostřednictvím písemné žádosti zaslané na emailovou adresu Poskytovatele gdpr@atelierkunc.com nebo písemné žádosti zaslané na korespondenční adresu Poskytovatele. Z obsahu žádosti musí jasně a určitě vyplývat totožnost dotčené osoby uvedením jména, příjmení, adresy, data narozeni a emailové adresy a skutečnost, že dotčená osoba uplatňuje některé z výše uvedených práv s označením práva, které uplatňuje.

2.  V případě, pokud Poskytovatel žádosti nebo námitce dotčené osoby nevyhoví, dotčená osoba má právo obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů (https://www.uoou.cz/) jako dozorný orgán, se sídlem na adrese Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.

IX. Obeznámení se zásadami zpracování osobních údajů

1.  Dotčený subjekt uzavřením Smlouvy s Poskytovatelem potvrzuje, že je obeznámený s těmito Zásadami ochrany osobních údajů a že je v celém rozsahu akceptuje.

2.  Tam, kde je nutný souhlas se zpracováním osobních údajů, např. pro jiné účely, než stanoví právní předpis, může subjekt údajů kdykoliv svůj udělený souhlas písemně odvolat, a to doručením vyhlášení o odvolání souhlasu na e-mail Poskytovatele gdpr@atelierkunc.com či na adresu sídla Poskytovatele.

X. Závěrečná ustanovení

1.  Zpracování osobních údajů probíhá manuálně i v elektronických informačních systémech, které podléhají fyzické, technické i procedurální kontrole.

2.  Tyto Zásady se zveřejňují také na webové stránce Poskytovatele www.atelierkunc.com.

3.  Všechny osobní údaje se zpracovávají v České republice. Osobní údaje nepředáváme ani do třetí země ani žádné mezinárodní organizaci.

4.  Tyto Zásady zpracování a ochrany osobních údajů vstupují v účinnost dnem 25. 5. 2018 

ATELIER KUNC architects, s.r.o.